Zásady ochrany osobních údajů a Zásady používání souborů cookie

1. Obecné informace

1.1. Tyto Zásady ochrany osobních údajů a Cookies (dále jen „Zásady“) stanovují pravidla pro zpracování osobních údajů uživatelů využívajících Platformu dostupnou na následujících adresách: Cowork-booker.com, Sport-booker.com, Events-booker.com, Parking-booker.com a Workfriendlycafe.com.

1.2. Platforma je určena zejména pro vyhledávání a rezervaci služeb a zařízení, včetně: coworkingových prostor, konferenčních místností, sportovních zařízení, parkovacích míst a služeb kaváren pro práci, v souladu s definicemi a principy popsanými v Pravidlech platformy.

1.3. Platforma je jeden integrovaný systém dostupný pod různými obchodními názvy a doménami. Registrace uživatele na webové stránce na kterékoli z těchto adres se rovná registraci do celého systému a umožňuje používání všech uvedených webových stránek pomocí jednoho Účtu.

1.4. Správce dbá na to, aby osobní údaje byly zpracovávány v souladu s platnými ustanoveními polského práva a práva Evropské unie, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“), ustanoveními o poskytování služeb elektronickými prostředky, ochraně soukromí v elektronických komunikacích a dalšími příslušnými předpisy souvisejícími s činností Platformy.

1.5. Pojmy s velkým začátečním písmenem, které nejsou samostatně definovány v těchto zásadách, mají význam daný v Pravidlech platformy.

2. Správce údajů a kontaktní údaje

2.1. Správcem osobních údajů Uživatelů je NexLink Technologies sp. z o.o. (dále také: „Provozovatel“ nebo „Správce“) provozující Platformu.

2.2. Ve věcech souvisejících s ochranou osobních údajů a výkonem práv subjektů údajů se můžete na Správce obrátit prostřednictvím e-mailu na adrese: [email protected] a pomocí dalších kontaktních údajů uvedených na Platformě.

2.3. Správce může určit osobu odpovědnou za vyřizování záležitostí ochrany osobních údajů. Informace o aktuálních kontaktních údajích v tomto ohledu mohou být zveřejněny na Platformě.

3. Účely a právní základ zpracování údajů

3.1. Osobní údaje uživatelů jsou zpracovávány Správcem pro různé účely s využitím vhodných právních základů podle čl. 6 odst. 1 GDPR, a to zejména v rozsahu poskytování služeb elektronicky, zpracování Rezervací, zpracování plateb, plnění zákonných povinností a také marketingu a analýzy.

3.2. Osobní údaje mohou být zpracovávány pro následující účely:

a) vytvoření a vedení Uživatelského účtu na Platformě, včetně registrace, přihlašování, správy profilu a poskytování přístupu k funkcionalitě Účtu - dle čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR;

b) realizace Rezervace a nakládání se vztahem mezi Zákazníkem a Partnerem, včetně vyřizování procesu Rezervace Partnerských nabídek, komunikace související s realizací Rezervace a předávání údajů nezbytných k uzavření a plnění Smlouvy mezi Zákazníkem a Partnerem - dle čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR;

c) udržování kontaktu s Uživateli, odpovídání na dotazy, vyřizování stížností a oznámení, komunikace prostřednictvím kontaktních formulářů a nástrojů dostupných na Platformě - podle čl. 6 odst. 1 písm. b a/nebo písm. f GDPR;

d) vystavování účetních dokladů a plnění daňových a účetních povinností včetně uchovávání zákonem požadované dokumentace - dle čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR;

e) provozování přímého marketingu služeb Správce, včetně zasílání obchodních informací elektronicky, předkládání nabídek služeb Správce a/nebo vybraných Partnerů - dle čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR a případně také čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR;

f) vedení vlastního marketingu Správce neinvazivní formou, např. prezentace doporučeného obsahu na Platformě, zobrazování nabídek přizpůsobených profilu Uživatele v rámci Účtu - podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR;

g) statistická analýza, průzkum spokojenosti, zlepšování kvality služeb a rozvoj funkčnosti Platformy - dle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR;

h) zajištění bezpečnosti IT a zabránění zneužití, včetně odhalování pokusů o narušení bezpečnosti, zabránění podvodu, pronásledování nebo obrany proti nárokům a používání souborů cookie a podobných technologií v souladu s těmito Zásadami - podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR a příslušných ustanovení o ochraně soukromí v elektronických komunikacích;

i) provádění ověřovacích postupů, včetně ověření totožnosti, důvěryhodnosti a souladu s požadavky poskytovatelů plateb, zákonnými ustanoveními, bezpečnostními pravidly nebo zásadami zamezení zneužití – podle čl. 6 odst. 1 písm. c, písm. b a/nebo písm. f GDPR v závislosti na charakteru dané činnosti.

3.3. Pokud je zpracování údajů založeno na souhlasu, má Uživatel právo souhlas kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování prováděného před jeho odvoláním.

4. Rozsah zpracovávaných údajů

4.1. Platforma získává informace o Uživatelích a jejich chování především prostřednictvím údajů dobrovolně poskytnutých ve formulářích, údajů poskytnutých při realizaci Smluv, záznamů v cookies a podobných technologiích a technických údajů souvisejících s používáním Platformy.

4.2. Rozsah zpracovávaných údajů může zahrnovat zejména:

a) identifikační a kontaktní údaje - zejména jméno a příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo a v případě Partnerů nebo právnických osob také název společnosti a základní údaje o společnosti;

b) fakturační a účetní údaje - fakturační údaje včetně adresy, názvu subjektu, DIČ, informace o platbě a stavu zúčtování;

c) údaje související s Rezervacemi a Uživatelským účtem – včetně: informací o vybraných Nabídkách, termínech, počtu osob, dalších požadavcích, historii rezervací a nastavení a preferencích uložených v Účtu;

d) údaje z komunikace se Správcem a Partnery - obsah poptávek zadaných Zákazníkem, odpovědi Správce a Partnerů, informace o stavu Rezervace, reklamace a poprodejní servis;

e) platební údaje v nezbytném rozsahu na straně Správce - identifikátory transakcí, stav platby a základní fakturační údaje; úplné údaje o platební kartě jsou obecně zpracovávány pouze externími platebními operátory;

f) technické a provozní údaje - IP adresa, informace o zařízení, prohlížeči a operačním systému, systémové logy, identifikátory cookies nebo jiné místní technologie.

4.3. Při používání funkcionality AI ​​Assistant může rozsah dat navíc zahrnovat data vložená Uživatelem do konverzace, včetně provozních dat týkajících se Nabídek, Rezervací, zařízení, cenových plánů, kalendářů, komunikace se zákazníky, jakož i dalšího obsahu poskytnutého Uživatelem dobrovolně v rámci používání této funkcionality.

4.4. Uživatel může do konverzace s AI asistentem zadat údaje o koncovém zákazníkovi, kontaktní údaje, údaje o rezervaci nebo další údaje nezbytné k provádění provozních činností v rámci Platformy. Uživatel by měl vždy dodržovat zásadu adekvátnosti a minimalizace dat, tedy poskytovat AI asistentovi pouze data nezbytná k provedení dané činnosti.

4.5. Správce zpravidla nepředpokládá předávání zvláštních kategorií osobních údajů prostřednictvím Platformy, pokud to není výjimečně odůvodněno povahou služby a přípustné podle zákona. Uživatel by neměl poskytovat takové údaje bez jasné potřeby a vhodného právního základu.

5. Asistenti AI, konverzace a automatizace

5.1. Správce může všem přihlášeným uživatelům poskytnout asistenty AI jako funkci podporující používání platformy.

5.2. Asistenty AI lze použít zejména pro:

a) vyhledávání coworkingových prostor, získávání Nabídek, kontrola dostupnosti a cenových podmínek;

b) konfigurace zařízení, definování cenových plánů a správa dostupnosti;

c) zákaznický servis, příprava nabídek a navrhovaných odpovědí;

d) příprava nákupního košíku, parametry rezervace nebo návrhy na výběr Nabídek;

e) Správa kalendářů;

f) příprava návrhů e-mailové komunikace;

g) podporu uživatele při navigaci na platformě a používání jejích funkcí.

5.3. Konverzace s asistentem AI se zaznamenávají. Zahrnují zejména obsah příkazů, otázek, odpovědí, vstupních a výstupních dat, výsledků generovaných modelem a technických metadat souvisejících s používáním této funkcionality.

5.4. Konverzace s asistentem AI mohou být zpracovány pro následující účely:

a) provádění pokynů Uživatele a zajištění provozu služby;

b) udržování kontinuity konverzace a historie interakcí v rámci funkce;

c) vyřizování zpráv, stížností a sporů;

d) zajištění bezpečnosti, audit, odhalování zneužití a zabránění obcházení platformy;

e) zkvalitňování provozu Platformy a rozvoj funkcionality vlastního produktu Správce;

f) testování, ověřování a zlepšování řešení realizovaných Správcem v rámci vlastních systémů a služeb;

g) plnění zákonných povinností a vymáhání nároků nebo se proti nim bránit.

5.5. Právním základem pro zpracování údajů během rozhovorů s AI asistentem je v zásadě čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR - v rozsahu nezbytném pro poskytování funkcí požadovaných Uživatelem - a čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR - v oblasti bezpečnosti, auditu, ochrany proti zneužití, vývoje a zlepšování vlastního produktu Správce.

5.6. Údaje zadané Uživatelem do Asistenta AI mohou být zpracovány pomocí jazykových modelů a technologické infrastruktury dodavatelů, jako jsou zejména Google, OpenAI, Microsoft, Anthropic nebo jiných poskytovatelů technologií, a také na základě vlastní infrastruktury a open source modelů Správce.

5.7. Použití externích poskytovatelů technologií může znamenat, že obsah konverzace, příkazy, provozní údaje a další informace, které zadáte do chatu, budou předány těmto poskytovatelům v rozsahu nezbytném pro vygenerování odpovědi, provedení technické funkce nebo zajištění provozu služby.

5.8. Správce prohlašuje, že údaje z Rozhovorů s AI asistentem Správce nepoužívá ke školení modelů externích dodavatelů pro vlastní produkty, ale pouze pro provoz služby, zabezpečení a vývoj vlastního produktu Správce s výhradou technických a smluvních omezení souvisejících s využíváním služeb těchto dodavatelů.

5.9. V případě, že Asistent AI podporuje přípravu obsahu Nabídky, objektových dat, cenových plánů, kalendáře, návrhu odpovědi, e-mailového návrhu nebo nákupního košíku, zůstává Uživatel subjektem odpovědným za jejich konečné ověření a schválení před zveřejněním, odesláním nebo nákupem.

6. Příjemci dat

6.1. Osobní údaje uživatelů mohou být předány a zpřístupněny pouze subjektům oprávněným nebo spolupracujícím se Správcem, a to v rozsahu nezbytném k dosažení účelů popsaných v těchto Zásadách.

6.2. Příjemci údajů mohou být zejména:

a) Partneři – vlastníci nebo správci zařízení nebo poskytovatelé služeb, kterým jsou údaje Zákazníka předávány v rozsahu nezbytném k přípravě a realizaci Smlouvy a vyřizování případných stížností;

b) poskytovatelé IT, hostingových, mailingových, komunikačních a systémových služeb jednající jménem Správce - zpracování údajů pouze na základě příslušných smluv a v rozsahu nezbytném k poskytování služeb;

c) externí platební operátoři a poskytovatelé finančních služeb – zpracování elektronických plateb a zúčtování;

d) poskytovatelé jazykových modelů, cloudových služeb, nástrojů umělé inteligence, automatizace a analytiky – v rozsahu nezbytném pro provoz funkcionality AI ​​Assistant a souvisejících služeb;

e) advokátní kanceláře, poradci, auditoři, účetní a subjekty podporující Správce při plnění právních povinností, ochraně práv a uplatňování nároků;

f) orgány veřejné moci, soudy, orgány činné v trestním řízení, finanční úřady a další subjekty oprávněné ze zákona.

6.3. V závislosti na povaze spolupráce mohou jednotliví příjemci vystupovat jako zpracovatelé nebo jako samostatní správci údajů.

7. Doba uložení dat

7.1. Osobní údaje uživatelů jsou uchovávány po dobu nezbytnou k dosažení účelů, pro které byly shromážděny, a dále po dobu vyžadovanou zákonem nebo odůvodněnou promlčecí dobou pro případné nároky.

7.2. Zpravidla:

a) údaje týkající se Rezervací a účetní dokumentace jsou uchovávány po dobu 6 let od konce kalendářního roku, ve kterém vznikla daňová povinnost, nevyžadují-li zákonná ustanovení lhůtu delší;

b) údaje zpracovávané na základě souhlasu - do jeho odvolání;

c) údaje související s Uživatelským účtem - po dobu jeho činnosti a nezbytnou dobu po jeho výmazu;

d) technické údaje a protokoly – obvykle do 12 měsíců, pokud není delší uchovávání nezbytné z bezpečnostních nebo právních důvodů;

e) údaje související s ověřovacími postupy – po dobu nezbytnou k dosažení účelu ověření, splnění zákonných povinností, prokázání shody nebo obrany proti nárokům;

f) údaje z Konverzací s Asistentem AI – po dobu nezbytnou k dosažení provozních cílů, zabezpečení, auditu, vývoje vlastního produktu Správce a projednávání sporů, stížností a reklamací, pokud platné předpisy nevyžadují delší uložení nebo dřívější smazání.

8. Uživatelská práva

8.1. Subjekt údajů má práva uvedená v čl. 15–22 GDPR, včetně:

a) Právo na přístup k osobním údajům

b) právo na opravu údajů;

c) právo na výmaz údajů v případech stanovených zákonem;

d) právo na omezení zpracování;

e) právo na přenositelnost údajů

f) právo vznést námitku proti zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR;

g) právo vznést námitku proti zpracování údajů pro účely přímého marketingu;

h) právo kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu;

i) právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, má-li to pro Uživatele právní účinky nebo se jej obdobně významně dotýká, s výjimkou zákonem stanovených výjimek;

j) právo podat stížnost předsedovi Úřadu pro ochranu osobních údajů.

8.2. Za účelem uplatnění svých práv může Uživatel kontaktovat Správce v souladu s bodem 2 výše.

9. Soubory cookie a podobné technologie

9.1. Platforma využívá soubory cookie a podobné technologie k zajištění správného provozu a zabezpečení webu, zlepšení uživatelského komfortu, analýze návštěvnosti, včetně používání Google Analytics 4 a Microsoft Clarity, a k provádění marketingových aktivit.

9.2. Cookies jsou IT data, nejčastěji textové soubory, které se ukládají na koncovém zařízení Uživatele a umožňují rozpoznat prohlížeč uživatele a uložit určité informace.

9.3. Platforma může používat:

a) technické a nezbytné soubory cookie – nutné pro správný chod Platformy, zejména přihlašování, udržování relací, zabezpečení a základní funkce webu;

b) funkční cookies – umožňující zapamatování vybraných nastavení a personalizaci rozhraní;

c) analytické a statistické soubory cookie – slouží k analýze návštěvnosti na Platformě, vytváření statistik používání webových stránek, jakož i ke zlepšení provozu a přizpůsobení služeb potřebám Uživatelů;

d) marketingové a remarketingové cookies – umožňující provádění marketingových aktivit, včetně zobrazování reklam přizpůsobených zájmům Uživatele a měření efektivity reklamních kampaní.

9.4. Při vaší první návštěvě Platformy se zobrazí banner pro správu souhlasu s cookies, který vás informuje o používání cookies a umožní vám přijmout všechny kategorie, odmítnout volitelné soubory nebo vybrat jednotlivé kategorie.

9.5. Uživatel může své preference týkající se souborů cookie kdykoli změnit pomocí odkazu „Nastavení souborů cookie“ dostupného v patičce Platformy nebo změnou nastavení webového prohlížeče.

9.6. Omezení používání určitých cookies může ovlivnit fungování vybraných funkcí Platformy.

10. Automatizované zpracování a profilování

10.1. V rámci využívání Platformy může docházet k částečně automatizovanému zpracování údajů Uživatelů, včetně profilování, zejména za účelem úpravy prezentovaných Nabídek, zlepšení vyhledávání, doporučování obsahu a provádění marketingových aktivit Správce.

10.2. Takové zpracování se obecně provádí na základě čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR, pokud je to nezbytné pro plnění smlouvy nebo poskytnutí funkčnosti požadované Uživatelem, a čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR, pokud to slouží oprávněnému zájmu Správce spočívajícímu v přizpůsobení služeb, zlepšení použitelnosti Platformy a ochraně bezpečnosti.

10.3. V případě marketingových aktivit, které jdou nad rámec funkčnosti nezbytné pro provoz služby, může být základem pro zpracování souhlas Uživatele.

10.4. Správce neprovádí výhradně automatizovaná rozhodnutí, která mají pro Uživatele právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotýkají, bez možnosti takové rozhodnutí zpochybnit, pokud to není přípustné podle platných právních předpisů.

11. Ověřování důvěryhodnosti a boj proti podvodům

11.1. Správce může zpracovávat osobní údaje Uživatelů a Partnerů za účelem ověření důvěryhodnosti, zejména v souvislosti s hodnocením transakčního rizika, zamezení zneužití a obcházení Platformy, zajištění bezpečnosti vypořádání a uplatňování a obhajoby nároků.

11.2. Ověřování důvěryhodnosti je založeno zejména na právně oprávněném zájmu Správce a v odůvodněných případech i na nutnosti splnit smlouvu či zákonnou povinnost.

11.3. Ověření může využívat údaje získané od Uživatele, z historie používání Platformy a z legálně dostupných zdrojů, včetně veřejných rejstříků, ekonomických informačních kanceláří, sankčních seznamů nebo systémů poskytovatelů plateb.

12. Přenos údajů mimo EHP

12.1. Osobní údaje uživatelů mohou být přenášeny mimo Evropský hospodářský prostor, včetně například Spojených států amerických, v souvislosti s využíváním služeb poskytovatelů technologických, cloudových, analytických, platebních nebo jazykových modelů, kteří ukládají nebo zpracovávají údaje na serverech umístěných mimo EHP, Správcem.

12.2. V takových případech Správce uplatňuje vhodná ochranná opatření požadovaná GDPR, zejména rozhodnutí potvrzující odpovídající úroveň ochrany, standardní smluvní doložky nebo jiné zákonem přípustné mechanismy předávání údajů.

12.3. Další informace o použitých bezpečnostních opatřeních může uživatel získat kontaktováním Správce.

13. Zpráva s funkcí AI

13.1. Administrátor může zobrazit krátkou informační zprávu vedle okna chatu nebo jiné funkce AI asistenta, např. s obsahem naznačujícím, že uživatel mluví s asistentem AI, a konverzace může být zaznamenána a analyzována pro účely správy případů, zabezpečení, auditu a zlepšování kvality služby.

13.2. Taková zpráva je informativní a doplňuje ustanovení těchto zásad a předpisů, aniž by nahrazovala jejich obsah.

14. Údaje o poloze

14.1. Za účelem zvýšení použitelnosti Platformy a zobrazení výsledků vyhledávání Uživateli přizpůsobené jeho poloze může Správce zpracovávat údaje týkající se polohy Uživatele.

14.2. Údaje o poloze mohou zahrnovat zejména:

a) místo poskytnuté Uživatelem,

b) přibližná poloha na základě nastavení zařízení, prohlížeče nebo IP adresy,

c) místo určené automaticky – pouze v případě, že Uživatel udělí příslušný souhlas.

14.3. Poskytování údajů o poloze je dobrovolné, ale jejich neposkytnutí může mít za následek omezený provoz některých funkcí Platformy.

14.4. Lokalizační údaje jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro:

a) umožňuje vyhledávání blízkých objektů,

b) zlepšení relevance výsledků vyhledávání,

c) zajištění kontinuity služeb,

d) zlepšení funkčnosti Platformy (v agregované nebo anonymizované podobě).

14.5. Lokalizační údaje mohou být uloženy lokálně na zařízení Uživatele, zejména v cookies nebo podobných technologiích.

14.6. Právním základem pro zpracování údajů je:

a) souhlas uživatele,

b) oprávněný zájem Správce.

14.7. Uživatel může kdykoli zakázat přístup k poloze prostřednictvím nastavení prohlížeče nebo zařízení.

15. Změny zásad

15.1. Tyto Zásady mohou být aktualizovány zejména v případě změn právních ustanovení, změn judikatury nebo pokynů dozorových orgánů, změn funkčnosti nebo provozního modelu Platformy, implementace nových služeb nebo technologických nástrojů, včetně nástrojů AI.

15.2. Aktualizovaná verze Zásad bude zveřejněna na Platformě spolu s datem vstupu v platnost a v případě významných změn o nich mohou být Uživatelé předem informováni.

15.3. Verze zásad 1.03 je platná od 22. dubna 2026.