Política de Privacidad y Política de Cookies

1. Información general

1.1. Esta Política de Privacidad y Política de Cookies (en adelante, la "Política") establece las reglas para el procesamiento de datos personales de los usuarios que utilizan la Plataforma disponible en las siguientes direcciones: Cowork-booker.com, Sport-booker.com, Events-booker.com, Parking-booker.com y Workfriendlycafe.com.

1.2. La plataforma está destinada, en particular, a la búsqueda y reserva de servicios e instalaciones, incluidos: espacios de coworking, salas de conferencias, instalaciones deportivas, plazas de aparcamiento y servicios de cafetería favorables al trabajo, de conformidad con las definiciones y principios descritos en el Reglamento de la Plataforma.

1.3. La plataforma es un sistema integrado disponible bajo varios nombres comerciales y dominios. El registro de usuario en el sitio web en cualquiera de estas direcciones equivale al registro en todo el sistema y le permite utilizar todos los sitios web mencionados utilizando una Cuenta.

1.4. El Administrador tiene el debido cuidado para garantizar que los datos personales se procesen de acuerdo con las disposiciones aplicables de la legislación polaca y de la Unión Europea, en particular el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo ("GDPR"), las disposiciones sobre la prestación de servicios por medios electrónicos, la protección de la privacidad en las comunicaciones electrónicas y otras regulaciones relevantes relacionadas con las actividades de la Plataforma.

1.5. Los términos en mayúscula que no se definen por separado en esta Política tienen el significado que se les atribuye en el Reglamento de la Plataforma.

2. Administrador de datos y datos de contacto

2.1. El administrador de los datos personales de los Usuarios es NexLink Technologies sp. z o.o. (en adelante también: “Operador” o “Administrador”), ejecutando la Plataforma.

2.2. En cuestiones relacionadas con la protección de datos personales y el ejercicio de los derechos de los interesados, podrá contactar con el Administrador vía correo electrónico a: [email protected] y utilizando otros datos de contacto indicados en la Plataforma.

2.3. El administrador podrá designar un responsable para la atención en materia de protección de datos personales. Es posible que en la Plataforma se publique información sobre los datos de contacto actuales a este respecto.

3. Finalidades y base jurídica del tratamiento de datos

3.1. Los datos personales de los usuarios son procesados ​​por el Administrador para diversos fines, utilizando las bases legales apropiadas en virtud del art. 6 apartado 1 del RGPD, en particular en el ámbito de la prestación de servicios electrónicamente, el procesamiento de reservas, la gestión de pagos, el cumplimiento de obligaciones legales, así como el marketing y el análisis.

3.2. Los datos personales podrán ser tratados con las siguientes finalidades:

a) configurar y operar una Cuenta de Usuario en la Plataforma, incluido el registro, el inicio de sesión, la gestión de perfiles y el acceso a la funcionalidad de la Cuenta, de conformidad con el art. 6 apartado 1 letra b del RGPD;

b) implementación de la Reserva y manejo de la relación entre el Cliente y el Socio, incluido el manejo del proceso de Reserva de Ofertas de Socios, comunicación relacionada con la implementación de la Reserva y transferencia de datos necesarios para concluir y ejecutar el Acuerdo entre el Cliente y el Socio - de conformidad con el art. 6 apartado 1 letra b del RGPD;

c) mantener contacto con los Usuarios, responder a consultas, tramitar quejas y notificaciones, comunicarse a través de formularios de contacto y herramientas disponibles en la Plataforma - de conformidad con el art. 6 apartado 1 letra b y/o letra f del RGPD;

d) emitir documentos contables y cumplir con las obligaciones fiscales y contables, incluido el almacenamiento de la documentación requerida por la ley, de conformidad con el art. 6 apartado 1 letra c del RGPD;

e) realizar marketing directo de los servicios del Administrador, incluido el envío electrónico de información comercial, presentación de ofertas de servicios del Administrador y/o de los Socios seleccionados, de conformidad con el art. 6 apartado 1 letra a del RGPD y, en su caso, también el art. 6 apartado 1 letra f del RGPD;

f) realizar el marketing propio del Administrador de forma no invasiva, p. presentar contenidos recomendados en la Plataforma, mostrar ofertas adaptadas al perfil del Usuario dentro de la Cuenta - de conformidad con el art. 6 apartado 1 letra f del RGPD;

g) análisis estadístico, encuesta de satisfacción, mejora de la calidad del servicio y desarrollo de la funcionalidad de la Plataforma - de conformidad con el art. 6 apartado 1 letra f del RGPD;

h) garantizar la seguridad informática y contrarrestar el abuso, incluida la detección de intentos de violar la seguridad, prevenir el fraude, presentar o defenderse de reclamaciones y el uso de cookies y tecnologías similares de acuerdo con esta Política - de conformidad con el art. 6 apartado 1 letra f del RGPD y disposiciones pertinentes sobre privacidad en las comunicaciones electrónicas;

i) llevar a cabo procedimientos de verificación, incluida la verificación de identidad, credibilidad y cumplimiento de los requisitos de los proveedores de pagos, disposiciones legales, reglas de seguridad o políticas antiabuso, de conformidad con el art. 6 apartado 1 letra c, letra b y/o letra f del RGPD, según la naturaleza de la actividad de que se trate.

3.3. Si el tratamiento de datos se basa en el consentimiento, el Usuario tiene derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado antes de su retirada.

4. Alcance de los datos procesados

4.1. La Plataforma obtiene información sobre los Usuarios y su comportamiento principalmente a través de datos proporcionados voluntariamente en formularios, datos proporcionados durante la implementación de Acuerdos, registros en cookies y tecnologías similares, y datos técnicos relacionados con el uso de la Plataforma.

4.2. El alcance de los datos procesados ​​puede incluir en particular:

a) datos de identificación y de contacto, en particular nombre y apellido, dirección de correo electrónico, número de teléfono y, en el caso de socios o personas jurídicas, también el nombre de la empresa y los datos básicos de la empresa;

b) datos de facturación y contabilidad: datos de la factura, incluida la dirección, el nombre de la entidad, el número de identificación fiscal, información sobre el estado de pago y liquidación;

c) datos relacionados con Reservas y Cuenta de Usuario, que incluyen: información sobre Ofertas seleccionadas, fechas, número de personas, requisitos adicionales, historial de Reservas y configuraciones y preferencias guardadas en la Cuenta;

d) datos de la comunicación con el Administrador y los Socios: el contenido de las consultas enviadas por el Cliente, las respuestas del Administrador y los Socios, información sobre el estado de la Reserva, quejas y servicio postventa;

e) datos de pago en la medida necesaria por parte del Administrador: identificadores de transacciones, estado de pago e información de facturación básica; los datos completos de la tarjeta de pago generalmente son procesados ​​únicamente por operadores de pago externos;

f) datos técnicos y operativos: dirección IP, información sobre el dispositivo, navegador y sistema operativo, registros del sistema, identificadores de cookies u otras tecnologías locales.

4.3. Al utilizar la funcionalidad AI Assistant, el alcance de los datos puede incluir adicionalmente datos ingresados ​​por el Usuario en la conversación, incluidos datos operativos sobre Ofertas, Reservas, instalaciones, planes de precios, calendarios, comunicación con los clientes, así como otros contenidos proporcionados voluntariamente por el Usuario como parte del uso de esta funcionalidad.

4.4. El Usuario podrá ingresar en la conversación con el Asistente AI datos del cliente final, datos de contacto, detalles de la Reserva u otros datos necesarios para realizar actividades operativas dentro de la Plataforma. El usuario siempre debe cumplir con el principio de adecuación y minimización de datos, es decir, proporcionar al Asistente AI solo los datos necesarios para realizar una actividad determinada.

4.5. Como regla general, el Administrador no espera que se transfieran categorías especiales de datos personales a través de la Plataforma, a menos que esté excepcionalmente justificado por la naturaleza del servicio y permitido por la ley. El usuario no deberá facilitar dichos datos sin una necesidad clara y una base jurídica adecuada.

5. Asistentes de IA, conversaciones de chat y automatización

5.1. El Administrador puede proporcionar a todos los Usuarios registrados Asistentes de IA como una funcionalidad que respalde el uso de la Plataforma.

5.2. Los asistentes de IA se pueden utilizar en particular para:

a) buscar espacios de coworking, obtener Ofertas, consultar disponibilidad y condiciones de precios;

b) configurar instalaciones, definir planes de precios y gestionar la disponibilidad;

c) atención al cliente, preparación de ofertas y propuestas de respuesta;

d) preparar un carrito de compras, parámetros de Reserva o propuestas para seleccionar Ofertas;

e) gestión de calendario;

f) preparar propuestas de comunicación por correo electrónico;

g) apoyar al Usuario en la navegación por la Plataforma y el uso de sus funciones.

5.3. Se graban las conversaciones con el Asistente AI. Incluyen, en particular, el contenido de comandos, preguntas, respuestas, datos de entrada y salida, resultados generados por el modelo y metadatos técnicos relacionados con el uso de esta funcionalidad.

5.4. Las conversaciones con el Asistente AI podrán procesarse con las siguientes finalidades:

a) implementar las instrucciones del Usuario y garantizar el funcionamiento del servicio;

b) mantener la continuidad de la conversación y el historial de interacciones dentro de la funcionalidad;

c) manejo de informes, quejas y disputas;

d) garantizar la seguridad, auditar, detectar abusos y prevenir la elusión de la Plataforma;

e) mejorar la calidad del funcionamiento de la Plataforma y desarrollar la funcionalidad del producto propio del Administrador;

f) prueba, validación y mejora de soluciones implementadas por el Administrador dentro de sus propios sistemas y servicios;

g) cumplir obligaciones legales y presentar o defenderse de reclamaciones.

5.5. La base legal para el procesamiento de datos durante las conversaciones con AI Assistant es, en principio, el art. 6 apartado 1 letra b del RGPD - en la medida necesaria para proporcionar la funcionalidad solicitada por el Usuario - y el art. 6 sección 1 letra f GDPR - en el campo de la seguridad, auditoría, anti-abuso, desarrollo y mejora del producto propio del Administrador.

5.6. Los datos introducidos por el Usuario en AI Assistant podrán procesarse utilizando modelos lingüísticos e infraestructuras tecnológicas de proveedores como, en particular, Google, OpenAI, Microsoft, Anthropic u otros proveedores de tecnología, así como basándose en la propia infraestructura y modelos de código abierto del Administrador.

5.7. El uso de proveedores de tecnología de terceros puede significar que el contenido de la conversación, los comandos, los datos operativos y otra información que ingrese en el chat se transferirán a estos proveedores en la medida necesaria para generar una respuesta, realizar una función técnica o garantizar el funcionamiento del servicio.

5.8. El Administrador declara que los datos de las Conversaciones con el Asistente de IA no son utilizados por el Administrador para entrenar modelos de proveedores externos para sus propios productos, sino solo para la operación del servicio, la seguridad y el desarrollo del producto propio del Administrador, sujeto a limitaciones técnicas y contractuales relacionadas con el uso de los servicios de estos proveedores.

5.9. Si el Asistente AI apoya la preparación del contenido de Ofertas, datos de instalaciones, planes de precios, calendario, propuestas de respuesta, propuestas de correo electrónico o carrito de compras, el Usuario sigue siendo responsable de su verificación y aprobación final antes de la publicación, envío o compra.

6. Destinatarios de los datos

6.1. Los datos personales de los usuarios podrán transferirse y ponerse a disposición únicamente de entidades autorizadas o que cooperen con el Administrador, en la medida necesaria para lograr los fines descritos en esta Política.

6.2. Los destinatarios de los datos podrán ser en particular:

a) Socios: propietarios o administradores de instalaciones o proveedores de servicios a quienes se transfieren los datos del Cliente en la medida necesaria para preparar e implementar el Acuerdo y manejar cualquier queja;

b) proveedores de servicios de TI, alojamiento, correo, comunicaciones y sistemas que actúan en nombre del Administrador: procesan datos únicamente sobre la base de contratos apropiados y en la medida necesaria para proporcionar los servicios;

c) operadores de pagos externos y proveedores de servicios financieros: manejo de pagos y liquidaciones electrónicos;

d) proveedores de modelos de lenguaje, servicios en la nube, herramientas de inteligencia artificial, automatización y análisis, en la medida necesaria para el funcionamiento de la funcionalidad AI Assistant y los servicios relacionados;

e) despachos de abogados, asesores, auditores, contadores y entidades que apoyen al Administrador en el cumplimiento de obligaciones legales, protección de derechos y presentación de reclamaciones;

f) autoridades públicas, tribunales, autoridades encargadas de hacer cumplir la ley, autoridades fiscales y otras entidades autorizadas por la ley.

6.3. Dependiendo de la naturaleza de la cooperación, los destinatarios individuales pueden actuar como encargados del tratamiento o como responsables del tratamiento de datos independientes.

7. Plazo de conservación de los datos

7.1. Los datos personales de los usuarios se conservan durante el período necesario para lograr los fines para los que fueron recopilados y luego durante el tiempo requerido por la ley o justificado por el plazo de prescripción de posibles reclamaciones.

7.2. Por regla general:

a) los datos relacionados con Reservas y documentación contable se conservan por un período de 6 años a partir del final del año calendario en el que surgió la obligación tributaria, a menos que las disposiciones legales exijan un período mayor;

b) datos procesados ​​sobre la base del consentimiento, hasta que se retire;

c) datos relacionados con la Cuenta de Usuario - durante la duración de su actividad y el período necesario después de su eliminación;

d) registros y datos técnicos: normalmente hasta 12 meses, a menos que sea necesario un almacenamiento más prolongado por motivos legales o de seguridad;

e) datos relacionados con los procedimientos de verificación, durante el período necesario para lograr el propósito de la verificación, cumplir obligaciones legales, demostrar el cumplimiento o defenderse de reclamaciones;

f) datos de Conversaciones con el Asistente de IA: durante el período necesario para lograr objetivos operativos, seguridad, auditoría, desarrollo del propio producto del Administrador y consideración de disputas, quejas y reclamos, a menos que las regulaciones aplicables requieran un almacenamiento más prolongado o una eliminación temprana.

8. Derechos del usuario

8.1. El interesado tiene los derechos especificados en el art. 15 a 22 del RGPD, que incluyen:

a) el derecho a acceder a sus datos personales;

b) el derecho a rectificar datos;

c) el derecho a eliminar datos en los casos previstos por la ley;

d) el derecho a restringir el procesamiento;

e) el derecho a transferir datos;

f) el derecho a oponerse al procesamiento basado en el art. 6 apartado 1 letra f del RGPD;

g) el derecho a oponerse al procesamiento de datos con fines de marketing directo;

h) el derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento si el procesamiento se basa en el consentimiento;

i) el derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, si produce efectos jurídicos para el Usuario o le afecta significativamente de forma similar, salvo las excepciones previstas por la ley;

j) el derecho a presentar una queja ante el Presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales.

8.2. Para ejercer sus derechos, el Usuario podrá dirigirse al Administrador de conformidad con el apartado 2 anterior.

9. Cookies y tecnologías similares

9.1. La plataforma utiliza cookies y tecnologías similares para garantizar el correcto funcionamiento y la seguridad del sitio web, mejorar la comodidad del usuario, analizar el tráfico y realizar actividades de marketing.

9.2. Las cookies son datos informáticos, normalmente archivos de texto, que se almacenan en el dispositivo final del usuario y permiten reconocer su navegador y almacenar cierta información.

9.3. La Plataforma podrá utilizar:

a) cookies técnicas y necesarias: necesarias para el correcto funcionamiento de la Plataforma, en particular el inicio de sesión, el mantenimiento de sesiones, la seguridad y las funciones básicas del sitio web;

b) cookies funcionales: permiten recordar configuraciones seleccionadas y personalizar la interfaz;

c) cookies analíticas y estadísticas: utilizadas para analizar el tráfico en la Plataforma, crear estadísticas de uso del sitio web, así como mejorar el funcionamiento y adaptar los servicios a las necesidades de los Usuarios;

d) Cookies de marketing y remarketing: permiten la realización de actividades de marketing, incluida la visualización de anuncios adaptados a los intereses del Usuario y la medición de la eficacia de las campañas publicitarias.

9.4. Durante su primera visita a la Plataforma, es posible que se muestre un banner o una herramienta de gestión del consentimiento de cookies que le informe sobre el uso de cookies y le permita elegir el alcance del consentimiento para su uso.

9.5. El Usuario puede cambiar sus preferencias de cookies en cualquier momento utilizando las herramientas disponibles en la Plataforma, si están disponibles, o cambiando la configuración del navegador web.

9.6. Restringir el uso de determinadas cookies puede afectar el funcionamiento de determinadas funcionalidades de la Plataforma.

10. Procesamiento y elaboración de perfiles automatizados

10.1. Como parte del uso de la Plataforma, puede ocurrir un procesamiento parcialmente automatizado de los datos de los Usuarios, incluida la elaboración de perfiles, en particular para ajustar las Ofertas presentadas, mejorar las búsquedas, recomendar contenido y realizar las actividades de marketing del Administrador.

10.2. Este tratamiento se realiza generalmente sobre la base del art. 6 apartado 1 letra b del RGPD, si es necesario para ejecutar el contrato o proporcionar la funcionalidad solicitada por el Usuario, y el art. 6 apartado 1 letra f GDPR, si sirve al interés legítimo del Administrador consistente en adaptar los servicios, mejorar la usabilidad de la Plataforma y proteger la seguridad.

10.3. En el caso de actividades de marketing que vayan más allá de la funcionalidad necesaria para el funcionamiento del servicio, la base para el procesamiento puede ser el consentimiento del Usuario.

10.4. El Administrador no toma decisiones únicamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos para el Usuario o le afecten significativamente de forma similar, sin posibilidad de cuestionar tal decisión, salvo que así lo permita la legislación aplicable.

11. Verificación de la credibilidad y lucha contra el fraude

11.1. El Administrador puede procesar datos personales de Usuarios y Socios para verificar la credibilidad, en particular en relación con la evaluación del riesgo de las transacciones, prevenir el abuso y la elusión de la Plataforma, garantizar la seguridad de los acuerdos y presentar y defender reclamaciones.

11.2. La verificación de la credibilidad se basa principalmente en el interés jurídicamente justificado del Administrador, y en casos justificados también en la necesidad de cumplir un contrato u obligación legal.

11.3. La verificación puede utilizar datos obtenidos del Usuario, del historial de uso de la Plataforma y de fuentes legalmente disponibles, incluidos registros públicos, oficinas de información económica, listas de sanciones o sistemas de proveedores de pago.

12. Transferencia de datos fuera del EEE

12.1. Los datos personales de los usuarios pueden transferirse fuera del Espacio Económico Europeo, incluido, por ejemplo, los Estados Unidos, en relación con el uso por parte del Administrador de los servicios de proveedores tecnológicos, de nube, analíticos, de pago o proveedores de modelos lingüísticos que almacenan o procesan datos en servidores ubicados fuera del EEE.

12.2. En tales casos, el Administrador aplica las medidas de seguridad adecuadas requeridas por el RGPD, en particular decisiones que confirman el nivel adecuado de protección, cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos de transferencia de datos legalmente permitidos.

12.3. El Usuario podrá obtener información adicional sobre las medidas de seguridad utilizadas contactando con el Administrador.

13. Mensaje sobre la funcionalidad de IA

13.1. El Administrador puede mostrar un breve mensaje informativo junto a la ventana de chat u otra funcionalidad del Asistente AI, p. con contenido que indica que el Usuario está hablando con el asistente de IA, y la conversación podrá grabarse y analizarse con fines de gestión de casos, seguridad, auditoría y mejora de la calidad del servicio.

13.2. Dicho mensaje tiene carácter informativo y complementa lo dispuesto en esta Política y en el Reglamento, sin sustituir su contenido.

14. Datos de ubicación

14.1. Para mejorar la utilidad de la Plataforma y mostrar resultados de búsqueda adaptados a la ubicación del Usuario, el Administrador puede tratar datos relativos a la ubicación del Usuario.

14.2. Los datos de ubicación pueden incluir en particular:

a) la ubicación facilitada directamente por el Usuario;

b) una ubicación aproximada determinada a partir de la configuración del dispositivo o del navegador o de la dirección IP;

c) una ubicación determinada automáticamente — solo si el Usuario ha prestado el consentimiento correspondiente.

14.3. Facilitar datos de ubicación es voluntario; no obstante, la omisión puede limitar el funcionamiento de determinadas funcionalidades de la Plataforma.

14.4. Los datos de ubicación se tratan únicamente en la medida necesaria para:

a) permitir la búsqueda de espacios cercanos;

b) mejorar la relevancia de los resultados de búsqueda;

c) garantizar la continuidad del servicio;

d) mejorar la funcionalidad de la Plataforma (de forma agregada o anonimizada).

14.5. Los datos de ubicación pueden almacenarse localmente en el dispositivo del Usuario, en particular mediante cookies o tecnologías similares.

14.6. La base jurídica del tratamiento es:

a) el consentimiento del Usuario;

b) el interés legítimo del Administrador.

14.7. El Usuario puede desactivar en cualquier momento el acceso a la ubicación mediante la configuración del navegador o del dispositivo.

15. Cambios de la política

15.1. Esta Política puede actualizarse, en particular en caso de cambios en las disposiciones legales, cambios en la jurisprudencia o directrices de las autoridades de control, cambios en las funcionalidades o el modelo operativo de la Plataforma, implementación de nuevos servicios o herramientas tecnológicas, incluidas herramientas de IA.

15.2. La versión actualizada de la Política se publicará en la Plataforma junto con la fecha de entrada en vigor, y en caso de cambios significativos, los Usuarios podrán ser informados sobre los mismos con antelación.

15.3. La versión 1.03 de la política entra en vigor el 22 de abril de 2026.