Politique de confidentialité et politique en matière de cookies

1. Informations générales

1.1. La présente Politique de Confidentialité et Politique de Cookies (ci-après dénommée la « Politique ») fixe les règles de traitement des données personnelles des utilisateurs utilisant la Plateforme disponible aux adresses suivantes : Cowork-booker.com, Sport-booker.com, Events-booker.com, Parking-booker.com et Workfriendlycafe.com.

1.2. La plateforme est notamment destinée à la recherche et à la réservation de services et d'installations, notamment : des espaces de coworking, des salles de conférence, des installations sportives, des places de parking et des services de cafés adaptés au travail, conformément aux définitions et principes décrits dans le Règlement de la Plateforme.

1.3. La plateforme est un système intégré disponible sous différents noms commerciaux et domaines. L'inscription d'un utilisateur sur le site Web à l'une de ces adresses équivaut à une inscription dans l'ensemble du système et vous permet d'utiliser tous les sites Web mentionnés en utilisant un seul compte.

1.4. L'Administrateur veille à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux dispositions applicables du droit polonais et de l'Union européenne, en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (« RGPD »), les dispositions sur la fourniture de services par voie électronique, la protection de la vie privée dans les communications électroniques et d'autres réglementations pertinentes relatives aux activités de la Plateforme.

1.5. Les termes en majuscules qui ne sont pas définis séparément dans la présente Politique ont la signification qui leur est donnée dans le Règlement de la Plateforme.

2. Administrateur des données et coordonnées

2.1. L'administrateur des données personnelles des utilisateurs est NexLink Technologies sp. z o.o. (ci-après également : « Opérateur » ou « Administrateur »), exécutant la Plateforme.

2.2. Pour les questions liées à la protection des données personnelles et à l'exercice des droits des personnes concernées, vous pouvez contacter l'Administrateur par e-mail à l'adresse : [email protected] et en utilisant les autres coordonnées indiquées sur la Plateforme.

2.3. L'administrateur peut désigner une personne responsable du traitement des questions de protection des données personnelles. Des informations sur les coordonnées actuelles à cet égard peuvent être publiées sur la Plateforme.

3. Finalités et base juridique du traitement des données

3.1. Les données personnelles des utilisateurs sont traitées par l'administrateur à diverses fins, en utilisant les bases juridiques appropriées en vertu de l'art. 6, paragraphe 1 du RGPD, en particulier dans le cadre de la fourniture de services par voie électronique, du traitement des réservations, du traitement des paiements, du respect des obligations légales ainsi que du marketing et de l'analyse.

3.2. Les données personnelles peuvent être traitées aux fins suivantes :

a) la création et l'exploitation d'un compte utilisateur sur la plateforme, y compris l'enregistrement, la connexion, la gestion du profil et la fourniture d'un accès à la fonctionnalité du compte - conformément à l'art. 6, paragraphe 1, lettre b du RGPD ;

b) mise en œuvre de la Réservation et gestion de la relation entre le Client et le Partenaire, y compris la gestion du processus de Réservation des Offres Partenaires, la communication relative à la mise en œuvre de la Réservation et le transfert des données nécessaires à la conclusion et à l'exécution du Contrat entre le Client et le Partenaire - conformément à l'Art. 6, paragraphe 1, lettre b du RGPD ;

c) maintenir le contact avec les Utilisateurs, répondre aux demandes de renseignements, traiter les plaintes et les notifications, communiquer via les formulaires de contact et les outils disponibles sur la Plateforme - conformément à l'art. 6, paragraphe 1, lettre b et/ou lettre f du RGPD ;

d) délivrer des documents comptables et remplir des obligations fiscales et comptables, y compris conserver les documents requis par la loi - conformément à l'art. 6, paragraphe 1, lettre c du RGPD ;

e) effectuer du marketing direct des services de l'Administrateur, y compris l'envoi d'informations commerciales par voie électronique, la présentation d'offres de services de l'Administrateur et/ou de partenaires sélectionnés - conformément à l'art. 6, paragraphe 1, lettre a du RGPD et, le cas échéant, également l'art. 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD ;

f) mener le propre marketing de l'Administrateur sous une forme non invasive, par ex. présenter les contenus recommandés sur la Plateforme, afficher des offres adaptées au profil de l'Utilisateur au sein du Compte - conformément à l'Art. 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD ;

g) analyse statistique, enquête de satisfaction, amélioration de la qualité du service et développement des fonctionnalités de la Plateforme - conformément à l'art. 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD ;

h) assurer la sécurité informatique et lutter contre les abus, y compris détecter les tentatives de violation de la sécurité, prévenir la fraude, poursuivre ou se défendre contre les réclamations et l'utilisation de cookies et de technologies similaires conformément à la présente politique - conformément à l'art. 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD et les dispositions pertinentes en matière de confidentialité dans les communications électroniques ;

i) effectuer des procédures de vérification, y compris la vérification de l'identité, de la crédibilité et du respect des exigences des prestataires de paiement, des dispositions légales, des règles de sécurité ou des politiques anti-abus - conformément à l'art. 6 section 1 lettre c, lettre b et/ou lettre f du RGPD, selon la nature de l'activité concernée.

3.3. Si le traitement des données est fondé sur le consentement, l'Utilisateur a le droit de retirer son consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué avant son retrait.

4. Portée des données traitées

4.1. La Plateforme obtient des informations sur les Utilisateurs et leur comportement principalement grâce aux données fournies volontairement dans les formulaires, aux données fournies lors de la mise en œuvre des Accords, aux enregistrements dans les cookies et technologies similaires et aux données techniques liées à l'utilisation de la Plateforme.

4.2. La portée des données traitées peut inclure notamment :

a) informations d'identification et de contact - en particulier nom et prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone et, dans le cas de partenaires ou de personnes morales, également la raison sociale et les données de base de l'entreprise ;

b) données de facturation et de comptabilité : données de facturation, y compris l'adresse, le nom de l'entité, le numéro d'identification fiscale, les informations sur le statut de paiement et de règlement ;

c) données relatives aux réservations et au compte utilisateur - y compris : des informations sur les offres sélectionnées, les dates, le nombre de personnes, les exigences supplémentaires, l'historique des réservations et les paramètres et préférences enregistrés dans le compte ;

d) les données issues de la communication avec l'Administrateur et les Partenaires - le contenu des demandes soumises par le Client, les réponses de l'Administrateur et des Partenaires, les informations sur l'état de la Réservation, les réclamations et le service après-vente ;

e) données de paiement dans la mesure nécessaire de la part de l'Administrateur - identifiants de transaction, statut de paiement et informations de facturation de base ; les détails complets de la carte de paiement sont généralement traités uniquement par des opérateurs de paiement externes ;

f) données techniques et opérationnelles - adresse IP, informations sur l'appareil, le navigateur et le système d'exploitation, journaux système, identifiants de cookies ou autres technologies locales.

4.3. Lors de l'utilisation de la fonctionnalité AI Assistant, l'étendue des données peut en outre inclure les données saisies par l'utilisateur dans la conversation, y compris les données opérationnelles concernant les offres, les réservations, les installations, les plans tarifaires, les calendriers, la communication avec les clients, ainsi que d'autres contenus fournis volontairement par l'utilisateur dans le cadre de l'utilisation de cette fonctionnalité.

4.4. L'Utilisateur peut saisir des données du client final, des coordonnées, des détails de réservation ou d'autres données nécessaires à l'exécution d'activités opérationnelles au sein de la Plateforme dans la conversation avec l'Assistant IA. L'utilisateur doit toujours respecter le principe d'adéquation et de minimisation des données, c'est-à-dire fournir à l'AI Assistant uniquement les données nécessaires pour effectuer une activité donnée.

4.5. En règle générale, l'Administrateur ne s'attend pas à ce que des catégories particulières de données personnelles soient transférées via la Plateforme, à moins que cela ne soit exceptionnellement justifié par la nature du service et autorisé par la loi. L’utilisateur ne doit pas fournir de telles données sans besoin clair et sans base juridique appropriée.

5. Assistants IA, conversations de chat et automatisation

5.1. L'Administrateur peut fournir à tous les utilisateurs connectés des assistants IA en tant que fonctionnalité prenant en charge l'utilisation de la plateforme.

5.2. Les assistants IA peuvent notamment être utilisés pour :

a) rechercher des espaces de coworking, obtenir des offres, vérifier la disponibilité et les conditions tarifaires ;

b) configurer les installations, définir les plans tarifaires et gérer la disponibilité ;

c) service client, préparation des offres et propositions de réponses ;

d) préparer un panier, des paramètres de réservation ou des propositions de sélection d'offres ;

e) gestion de calendriers;

f) préparer des propositions de communication par courrier électronique ;

g) accompagner l’Utilisateur dans la navigation sur la Plateforme et l’utilisation de ses fonctionnalités.

5.3. Les conversations avec l'IA Assistant sont enregistrées. Ils comprennent notamment le contenu des commandes, les questions, les réponses, les données d'entrée et de sortie, les résultats générés par le modèle et les métadonnées techniques liées à l'utilisation de cette fonctionnalité.

5.4. Les conversations avec l'Assistant AI peuvent être traitées aux fins suivantes :

a) mettre en œuvre les instructions de l'Utilisateur et assurer le fonctionnement du service ;

b) maintenir la continuité des conversations et l'historique des interactions au sein de la fonctionnalité ;

c) traiter les signalements, les plaintes et les litiges ;

d) assurer la sécurité, auditer, détecter les abus et prévenir le contournement de la Plateforme ;

e) améliorer la qualité du fonctionnement de la Plateforme et développer les fonctionnalités du propre produit de l'Administrateur ;

f) tester, valider et améliorer les solutions mises en œuvre par l'Administrateur au sein de ses propres systèmes et services ;

g) remplir les obligations légales et poursuivre ou se défendre contre des réclamations.

5.5. La base juridique du traitement des données lors des conversations avec l'assistant AI est, en principe, l'art. 6, paragraphe 1, lettre b du RGPD - dans la mesure nécessaire pour fournir la fonctionnalité demandée par l'utilisateur - et l'art. 6 section 1 lettre f du RGPD - dans le domaine de la sécurité, de l'audit, de la lutte contre les abus, du développement et de l'amélioration du propre produit de l'administrateur.

5.6. Les données saisies par l'Utilisateur dans AI Assistant peuvent être traitées en utilisant des modèles de langage et des infrastructures technologiques de fournisseurs tels que, notamment, Google, OpenAI, Microsoft, Anthropic ou d'autres fournisseurs de technologies, ainsi que sur la base de la propre infrastructure et de modèles open source de l'Administrateur.

5.7. Le recours à des fournisseurs de technologie tiers peut signifier que le contenu de la conversation, les commandes, les données opérationnelles et autres informations que vous saisissez dans le chat seront transférés à ces fournisseurs dans la mesure nécessaire pour générer une réponse, exécuter une fonction technique ou assurer le fonctionnement du service.

5.8. L'Administrateur déclare que les données des Conversations avec l'Assistant IA ne sont pas utilisées par l'Administrateur pour former des modèles de fournisseurs externes pour leurs propres produits, mais uniquement pour le fonctionnement du service, la sécurité et le développement du propre produit de l'Administrateur, sous réserve des limitations techniques et contractuelles liées à l'utilisation des services de ces fournisseurs.

5.9. Si l'Assistant IA prend en charge la préparation du contenu des Offres, des données d'installation, des plans tarifaires, du calendrier, des propositions de réponse, des propositions par e-mail ou du panier, l'Utilisateur reste responsable de leur vérification finale et de leur approbation avant publication, expédition ou achat.

6. Destinataires des données

6.1. Les données personnelles des utilisateurs peuvent être transférées et mises à disposition uniquement à des entités autorisées ou coopérant avec l'Administrateur, dans la mesure nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente Politique.

6.2. Les destinataires des données peuvent être notamment :

a) Partenaires – propriétaires ou gestionnaires d'installations ou prestataires de services auxquels les données du Client sont transférées dans la mesure nécessaire à la préparation et à la mise en œuvre du Contrat et au traitement des éventuelles réclamations ;

b) les fournisseurs de services informatiques, d'hébergement, de messagerie, de communication et de système agissant pour le compte de l'Administrateur - traitant les données uniquement sur la base de contrats appropriés et dans la mesure nécessaire à la fourniture des services ;

c) opérateurs de paiement externes et prestataires de services financiers – gérant les paiements et règlements électroniques ;

d) fournisseurs de modèles linguistiques, de services cloud, d'outils d'intelligence artificielle, d'automatisation et d'analyse - dans la mesure nécessaire au fonctionnement de la fonctionnalité AI Assistant et des services associés ;

e) les cabinets d'avocats, les conseillers, les auditeurs, les comptables et les entités aidant l'Administrateur à remplir ses obligations légales, à protéger les droits et à poursuivre les réclamations ;

f) les autorités publiques, les tribunaux, les autorités répressives, les autorités fiscales et autres entités autorisées par la loi.

6.3. Selon la nature de la coopération, les destinataires individuels peuvent agir en tant que sous-traitants ou responsables du traitement des données distincts.

7. Durée de conservation des données

7.1. Les données personnelles des utilisateurs sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis pendant la durée requise par la loi ou justifiée par la prescription des éventuelles réclamations.

7.2. En règle générale :

a) les données relatives aux réservations et à la documentation comptable sont conservées pendant une durée de 6 ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle l'obligation fiscale est née, sauf si les dispositions légales exigent une durée plus longue ;

b) données traitées sur la base du consentement - jusqu'à son retrait ;

c) les données liées au Compte Utilisateur - pendant la durée de son activité et la période nécessaire après sa suppression ;

d) données techniques et journaux - généralement jusqu'à 12 mois, à moins qu'un stockage plus long ne soit nécessaire pour des raisons de sécurité ou juridiques ;

e) données liées aux procédures de vérification - pendant la période nécessaire pour atteindre l'objectif de la vérification, remplir les obligations légales, démontrer la conformité ou se défendre contre des réclamations ;

f) données des conversations avec l'assistant IA - pendant la période nécessaire pour atteindre les objectifs opérationnels, la sécurité, l'audit, le développement du propre produit de l'administrateur et l'examen des litiges, plaintes et réclamations, à moins que les réglementations applicables n'exigent un stockage plus long ou une suppression anticipée.

8. Droits des utilisateurs

8.1. La personne concernée dispose des droits spécifiés à l'art. 15 à 22 RGPD, notamment :

a) le droit d’accéder à vos données personnelles ;

b) le droit de rectifier les données ;

c) le droit de supprimer les données dans les cas prévus par la loi ;

d) le droit de restreindre le traitement ;

e) le droit de transférer des données ;

f) le droit de s'opposer au traitement sur la base de l'art. 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD ;

g) le droit de vous opposer au traitement des données à des fins de marketing direct ;

h) le droit de retirer votre consentement à tout moment si le traitement est basé sur le consentement ;

i) le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, si elle produit des effets juridiques pour l'utilisateur ou l'affecte de manière significative de manière similaire, sous réserve des exceptions prévues par la loi ;

j) le droit de déposer une plainte auprès du Président du Bureau de Protection des Données Personnelles.

8.2. Afin d'exercer ses droits, l'Utilisateur peut contacter l'Administrateur conformément à la section 2 ci-dessus.

9. Cookies et technologies similaires

9.1. La Plateforme utilise des cookies et des technologies similaires pour assurer le bon fonctionnement et la sécurité du site, améliorer le confort des utilisateurs, analyser le trafic, notamment avec Google Analytics 4 et Microsoft Clarity, et mener des activités marketing.

9.2. Les cookies sont des données informatiques, le plus souvent des fichiers texte, qui sont stockées sur l'appareil final de l'utilisateur et permettent de reconnaître le navigateur de l'utilisateur et de stocker certaines informations.

9.3. La Plateforme peut utiliser :

a) cookies techniques et nécessaires - nécessaires au bon fonctionnement de la Plateforme, notamment la connexion, le maintien des sessions, la sécurité et les fonctions de base du site Internet ;

b) cookies fonctionnels - permettant de mémoriser les paramètres sélectionnés et de personnaliser l'interface ;

c) cookies analytiques et statistiques - utilisés pour analyser le trafic sur la Plateforme, créer des statistiques d'utilisation du site Web, ainsi qu'améliorer le fonctionnement et adapter les services aux besoins des Utilisateurs ;

d) cookies de marketing et de remarketing - permettant la conduite d'activités de marketing, notamment l'affichage de publicités adaptées aux intérêts de l'utilisateur et la mesure de l'efficacité des campagnes publicitaires.

9.4. Lors de la première visite sur la Plateforme, une bannière de gestion du consentement aux cookies s'affiche, informant sur l'utilisation des cookies et permettant à l'Utilisateur d'accepter toutes les catégories, de refuser les cookies optionnels ou de choisir les catégories individuelles.

9.5. L'Utilisateur peut modifier ses préférences en matière de cookies à tout moment à l'aide du lien « Paramètres des cookies » disponible dans le pied de page de la Plateforme ou en modifiant les paramètres du navigateur internet.

9.6. Restreindre l'utilisation de certains cookies peut affecter le fonctionnement de certaines fonctionnalités de la Plateforme.

10. Traitement et profilage automatisés

10.1. Dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme, un traitement partiellement automatisé des données des Utilisateurs peut avoir lieu, y compris le profilage, afin notamment d'ajuster les Offres présentées, d'améliorer les recherches, de recommander des contenus et de mener les activités marketing de l'Administrateur.

10.2. Ce traitement est généralement effectué sur la base de l'art. 6, paragraphe 1, lettre b du RGPD, si cela est nécessaire à l'exécution du contrat ou à la fourniture des fonctionnalités demandées par l'utilisateur, et à l'art. 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD, si cela sert l'intérêt légitime de l'administrateur consistant à adapter les services, à améliorer la convivialité de la plateforme et à protéger la sécurité.

10.3. Dans le cas d'activités de marketing allant au-delà des fonctionnalités nécessaires au fonctionnement du service, la base du traitement peut être le consentement de l'utilisateur.

10.4. L'Administrateur ne prend pas uniquement des décisions automatisées produisant des effets juridiques pour l'Utilisateur ou l'affectant de manière significative de manière similaire, sans possibilité de remettre en question une telle décision, à moins que cela ne soit autorisé par la loi applicable.

11. Vérification de la crédibilité et lutte contre la fraude

11.1. L'Administrateur peut traiter les données personnelles des Utilisateurs et des Partenaires afin de vérifier la crédibilité, notamment dans le cadre de l'évaluation du risque de transaction, de la prévention des abus et du contournement de la Plateforme, de la garantie de la sécurité des règlements et de la poursuite et de la défense des réclamations.

11.2. La vérification de la crédibilité repose principalement sur l'intérêt légalement justifié de l'administrateur et, dans des cas justifiés, également sur la nécessité d'exécuter un contrat ou une obligation légale.

11.3. La vérification peut utiliser des données obtenues auprès de l'Utilisateur, à partir de l'historique d'utilisation de la Plateforme et de sources légalement disponibles, y compris les registres publics, les bureaux d'information économique, les listes de sanctions ou les systèmes des prestataires de paiement.

12. Transfert de données en dehors de l'EEE

12.1. Les données personnelles des utilisateurs peuvent être transférées en dehors de l'Espace économique européen, y compris, par exemple, aux États-Unis, dans le cadre de l'utilisation par l'Administrateur des services de fournisseurs technologiques, cloud, analytiques, de paiement ou de modèles linguistiques stockant ou traitant des données sur des serveurs situés en dehors de l'EEE.

12.2. Dans de tels cas, l'administrateur applique les mesures de sécurité appropriées requises par le RGPD, en particulier les décisions confirmant le niveau de protection approprié, les clauses contractuelles types ou d'autres mécanismes de transfert de données légalement autorisés.

12.3. L'Utilisateur peut obtenir des informations complémentaires sur les mesures de sécurité utilisées en contactant l'Administrateur.

13. Message sur la fonctionnalité IA

13.1. L'administrateur peut afficher un court message d'information à côté de la fenêtre de discussion ou d'autres fonctionnalités de l'assistant AI, par ex. avec un contenu indiquant que l'utilisateur parle à l'assistant IA, et la conversation peut être enregistrée et analysée à des fins de gestion de cas, de sécurité, d'audit et d'amélioration de la qualité du service.

13.2. Un tel message est informatif et complète les dispositions de la présente Politique et du Règlement, sans en remplacer le contenu.

14. Données de localisation

14.1. Afin d'améliorer l'utilisation de la Plateforme et d'afficher des résultats de recherche adaptés à la localisation de l'Utilisateur, l'Administrateur peut traiter des données relatives à la localisation de l'Utilisateur.

14.2. Ces données peuvent notamment inclure :

a) la localisation fournie directement par l'Utilisateur ;

b) une localisation approximative déterminée à partir des paramètres de l'appareil ou du navigateur ou de l'adresse IP ;

c) une localisation déterminée automatiquement — uniquement si l'Utilisateur a donné le consentement requis.

14.3. La fourniture des données de localisation est facultative ; toutefois, leur absence peut limiter le fonctionnement de certaines fonctionnalités de la Plateforme.

14.4. Les données de localisation sont traitées uniquement dans la mesure nécessaire pour :

a) permettre la recherche d'espaces à proximité ;

b) améliorer la pertinence des résultats de recherche ;

c) assurer la continuité du service ;

d) améliorer les fonctionnalités de la Plateforme (sous forme agrégée ou anonymisée).

14.5. Les données de localisation peuvent être stockées localement sur l'appareil de l'Utilisateur, notamment via des cookies ou des technologies similaires.

14.6. La base juridique du traitement est :

a) le consentement de l'Utilisateur ;

b) l'intérêt légitime de l'Administrateur.

14.7. L'Utilisateur peut désactiver l'accès à la localisation à tout moment via les paramètres du navigateur ou de l'appareil.

15. Modifications de la politique

15.1. Cette Politique pourra être mise à jour, notamment en cas de modifications des dispositions légales, de changements de jurisprudence ou d'orientations des autorités de contrôle, de changements dans les fonctionnalités ou le modèle de fonctionnement de la Plateforme, de mise en place de nouveaux services ou outils technologiques, notamment des outils d'IA.

15.2. La version mise à jour de la Politique sera publiée sur la Plateforme avec la date d'entrée en vigueur, et en cas de changements significatifs, les Utilisateurs pourront en être informés au préalable.

15.3. La version 1.03 de la politique entre en vigueur le 22 avril 2026.